Tablas dinámicas (30/03/11)

Introducción.

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...

En este tema de tablas dinámicas, juntos iremos paso a paso incursionando en el, así desde como empezar a utilizarla, hasta lograr dominarla, saber como es que trabaja, para adentrarnos un poco más, así como mas caracteristicas de las tablas dinámicas. Para ello es recomendable realizar practicas por cada paso, así agilizar nuestro aprendizaje, además observaremos y analizaremos herramientas como el mapa de conceptos para así reforzar nuestra comprensión sobre esta herramienta de excel, la tabla dinámica.

Para aquellos que tengan conocimientos de Access es lo más parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con más interactividad.

Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos.

Crear una tabla dinámica.

Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona el Asistente para tablas y gráficos dinámicos.

 

Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del almacen con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.

Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes. 

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los de la Lista de Excel y que vamos a crear una Tabla dinámica.

En la segunda pantalla seleccionamos el rango dónde tenemos los datos a utilizar en la tabla dinámica.

Debemos seleccionar todas las celdas incluyendo las cabeceras. 

A continuación nos aparece el tercer paso del asistente... En esta última pantalla debemos indicar dónde vamos a situar el resultado de la tabla dinámica. Hemos escogido situarla en una Hoja de cálculo nueva. Si pulsamos sobre Diseño... accedemos a un cuadro de diálogo donde podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica.  En la imagen podemos apreciar que nos aparece una estructura formada por las filas, columnas, datos y además un campo para el nº de página. Y en el lateral derecho tenemos los campos disponibles de la tabla, los cuales podemos arrastrar a las diferentes partes del diagrama de la izquierda. Por ejemplo podríamos contruir una tabla dinámica con la siguiente estructura: - En el campo Fila arrastramos REF, las referencias de nuestros artículos. - En el campo Columna arrastramos MES. - Y en Datos arrastramos IMPORTE Nos quedaría una estructura como podemos ver en la imagen de abajo.  Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido. Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes. Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados. Una vez creada la tabla dinámica nos aparece en la hoja, la barra de herramientas Tabla dinámica: (La podemos visualizar y ocultar con la opción de menú Ver -- Barras de Herramientas.) En esta barra nos encontramos botones útiles como el botón para darle a la tabla un formato predefinido, y otros que veremos a lo largo del tema.. También aparece el cuadro Lista de campos de tabla dinámica que nos permite modificar la estructura de la tabla añadiendo campos a las distintas zonas, o bien utilizando el botón Agregar a en combinación con el cuadro de lista que aparece al lado del botón, o simplemente arrastrándo el campo sobre la zona deseada. De igual forma podemos quitar un campo de un zona arrastrándolo fuera de la tabla. Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos. Esta lista de campos se puede mostrar u ocultar con el botón de la  barra Tabla dinámica. Si arrastrásemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendríamos la siguiente tabla, más compleja pero con más información: Otras caracteristicas. Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados y así visualizar unicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante.  Los campos principales vemos que están acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable.  Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del campo Mes nos aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, más una opción para marcar todas las opciones en este caso todos los meses. Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecerán de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Mostrar todo). Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba. Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los articulos con referencia 1236 de Abril. Mapa conceptual. Haz click para ampliar Reflexión Está gran herramienta que nos proporciona excel, nos permite un analisis de nuestros datos, además se encargan de resumir y ordenar la información contenida en la base de datos. Sabemos que Excel es una aplicaciòn muy completa que nos permite trabajar con datos e informacion muy facilmente apartir de algunas herramientas que nos da la facilidad de ordenar, organizar y ejemplificarla o graficarla. Además cuenta con un asistente que nos va llevando paso a paso para ir creando nuestra tabla dinámica. Gracias a el crear una es una tarea aún más censilla, y además muy manipulable. Conforme realizaba las practicas fuí agilizando mi abilidad de utilizarlas, además que junto con mi investigación pude explorar más sobre su forma de emplearlas y noté que son como lo dice su nombre, bastante dinámicas, por sus caracteristicas y beneficios que ya e mencionado.